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这些职场中的电话礼仪快get起来
来源: 点击数:351次 更新时间:2018-7-28 14:32:51

 

       其实很多时候,不是“会不会”的问题,重要的在于“想不想”。你去面试,自我介绍这种逢面必问的节目,就应该提前写好背熟,全靠临场发挥,掌声还是嘘声看天吃饭,这无关沟通技巧,是心态和方法不灵。


       电话沟通,最重要的是什么?打好腹稿。电话的特点,及时性强,承载的信息量小。


       今天我一出门钱包就被偷了,发个朋友圈“有贼啊,我被偷了,怎么办啊,在线等”,我有病吧?……还不是要打个电话给警察叔叔,三五句话把事儿说明白了,等候上门服务。


       打电话前,先想清楚自己要说什么,如何称呼,怎样表达,用什么语气,该怎么措辞。要说的事怕记不住,就一二三四写下来。通话时间宜短不宜长,最好控制在三分钟之内。长话短说,废话不说,没话别说。拿着电话玩捉迷藏,“你猜我是谁”,你咋这么寂寞呢……


       打电话给对方,一定要自报家门。“您好,请问是崔永元老师吗?我是兄弟连教育的李明”,尊称问好,先介绍自己。确认对方身份后,务必要来一句,“请问您现在方便讲电话吗?”打电话要挑一个“对方不烦你的时间”。休息时间尽量不打,除非万不得已。晚上十点以后,早上七点之前,没什么火烧眉毛的事不要打电话,实在是有急事,你第一句话要说的是抱歉,“事关紧急,打搅您了”。就餐时间尽量别打电话,工作这么忙,中午就这么点时间吃个饭,享受下生活,你给我打了个长长的电话,影响我的食欲,破坏我的消化系统,那么招人烦呢。


       我朋友在一家软件企业负责招聘时,晚上回到家刚要吃饭,白天应聘实习生的一位小伙子打来电话,不管你方不方便,反正噼里啪啦嘁哩喀喳就是一通讲啊……等她放下电话,菜已经凉透了。这就太自我为中心了,你的事儿是事儿,但别人的时间也是时间。


       如果和外国人沟通,尤其美国、欧洲这样距离较远的地,别忘记时差,否则一不小心就成午夜凶铃了……


       打电话时,要整个像样的造型。一位牛逼闪闪的销售,晚上穿着睡衣要休息了,突然想起来,有一个重要的客户电话没打,如果是你会怎么做?躺在床上打完就睡了呗。


       他爬起来,换上衬衫,打上领带,洗洗脸,照照镜子,坐在客厅的沙发上给客户打电话……他老婆以为他疯了!他说,“客户能从我的声音里听出来”。想象一下,在床上睡意朦胧的打电话,声音会不会多多少少带着一点懒散?你的注意力可能会非常集中吗?你的声音可能会非常热情吗?为什么很多客服的电话前,会放一面小镜子?女人都是爱美的,一接电话,她们会本能的照镜子,下意识的整理头发和衣服,保持良好的姿态和仪容。电话另一端的人虽然看不到,但其实你笑没笑,他是能听出来的。


       电话沟通中,要特别注意两件事:一,不要打断对方讲话   二,给对方明确的回应     让对方把话讲完,不论他说的对或不对,这是基本的尊重。沟通中要注意回应,适时的说“好的/可以/没问题”,不要半天不吭声,或者秀鼻音“嗯/啊/哦”……讲话后询问对方意见,不要说“你听清楚了吗”,要说“我讲明白了吗”。在开放式的办公环境,手机最好设置为振动,或者调小铃声。


       面试一位应聘者,你一本正经的像个称霸职场的御姐,突然手机响了,“海草海草,随波飘摇”,所有的武装灰飞烟灭……去见客户谈合作,装的人模狗样二五八万的像个职场精英,不合时宜的有人打来电话,“大王派我来巡山,我把世间转一转”,逗逼属性暴露无遗……一个办公室坐了很多人,手机铃声此起彼伏,一会儿一首小苹果,一会儿一首最炫民族风,大家不用工作了,直接广场舞扭起来吧……我上班时,即便不是开会或讲课,手机也都会调成振动,避免对别人的打扰。为了防止漏接电话,戴个手环,有来电它也会呜呜呜的振,来提醒我。


       接电话也大有讲究。铃声一响,你马上就接起来,对方吓一跳,没有心理准备,这不礼貌。而且,江湖传说,电话响第一声时辐射最大。最佳的时间,是电话响两三声后接听。如果响到六声以上,你还没有接电话,对方会十分急躁,因为他在这段时间,几乎所有注意力都在电话上。这种情况,接听电话后应该首先致歉。


       职场中常用的联系人,最好存在通讯录里。试想下,如果对方电话打过来,你一接,“您好……”和“喂,老王啊,今儿这么有空想起我来了呢……”感觉是不是差很多?一声“您好”是透着礼貌,但也透着陌生,对方没准儿还琢磨呢,老李这个家伙居然没存我手机号,这货没拿我当朋友啊……


       挂电话前,不要忘记总结确认。在电话沟通中,达成了什么共识,告知了几件事情,一定要最后做一下确认。“冰冰,关于合同,我们拟定一大一小两份,是不是?”“王总,我和您确认下刚说的三件事,一,世界杯帮您下注冰岛夺冠;二,您的股票能出的都出了;三,帮您再买十个比特币,您看是不是就这三件事?”这个动作至关重要,编筐编篓全在收口。


       谁先挂电话,是一个有意思的问题。以前有人和我说,“对方先挂”,这个想法其实有bug,万一对方也这么想怎么办?就进入了死循环,两人都挺着,看谁手机先没电……在礼仪上解决顺序的问题,原则是:尊重为先。谁是尊者?长辈是尊者,在职场,客户是尊者,老板是尊者,领导是尊者,异性交往中女性是尊者。


       我给家中八十多岁的姥姥打电话,她是用的座机,我用手机一按就挂了,老人家动作慢,我一定要拿着手机等着,听到她慢慢把电话撂下了,我再挂,这是很重要的一个细节。外孙子打个电话,挂的猴急猴急的,她电话还在手里拿着呢,我这边嗖一下按了,挂断电话的嘟嘟声会不会让她觉得有点失落?


       最后,聊一聊和求职相关的电话操作。很多年轻人担心求职被骗,安利大家一个小技巧。HR电话邀约的时候,自报家门语速往往较快,而且公司名可能说的还是简称,人刚接电话的时候注意力又不集中,最后可能也没听清公司名,还不好意思问。


       技能包来了——“您好,喂,您好,喂……抱歉啊,我刚才手机信号不好,您说您是哪家公司?”


       耍个小心眼不可耻,在对方重复后记下来,上网去搜索下,如果有小伙伴上过当,很容易看到警示信息。通过企查查、天眼查等了解下公司基本情况,通过看准网、职友网等看看其他人评价,知己知彼。电话面试大多用于候选人初筛,快速甄别不符合标准的应聘者,相比肉身面对面的碰撞,省时省力也省钱。但见不到活物,很多人总觉得月光光心发慌,其实,电话面试更容易“作弊”……


       去公司面试,自我介绍你需要写好背熟。电话面试就简单了,写好照着念就行了,只要不是念的照本宣科好像朗读小学课文。反正面试官又看不到你真人,不知道你是不是投机取巧。面试官电话你的时候,肯定拿着一份你的简历,看着在问!你也应该准备一份简历,瞧着在答!电话面试,就像是开卷考试,你要充分利用“看不到人”这一点。


       你如果有工作经验,做过什么项目,或者大学参加过什么实习或社会实践,面试官几乎一定会问,你大可以边看简历边来叙述。有的人一紧张容易口干舌燥,现场面试,你舔舔嘴唇,喝口水,太容易暴露你的慌乱。但电话面试,你就算准备一杯水放在旁边,面试官也看不到,紧张了喝口水,放松一下,他又不会顺着电话线爬过来咬你。电话面试,要注意礼仪,礼貌用语,“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”……礼多人不怪,切记,任何人都喜欢“有礼貌的好孩子”。说话要清晰,别太快,别太慢,既不装腔作势,也不娇声娇气。问题没听清楚,就有礼貌地请面试官复述一次,不用不好意思。电话面试结束时,不要忘记表达谢意,顺便询问面试结果何时通知。你有没有过这样的经历,和老妈通着电话,不小心挂了,老妈立马电话又打过来,开心地说:“哈哈,是不是脸太大了,又把电话蹭挂了,哈哈哈……”

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